Outsourcing Unternehmen: diese Services sollten sie auslagern

Outsourcing ist in vielen Bereichen der Geschäftswelt weiterhin auf dem Vormarsch. Mit Outsourcing Unternehmen ist es möglich, Betriebskosten zu reduzieren und gleichzeitig den Fokus auf das Kerngeschäft des Unternehmens zu legen.

was ist outsourcing?

Outsourcing ist ein aus drei verschiedenen Worten zusammengesetzter Begriff aus der englischen Sprache. Dabei handelt es sich um die Worte:

• OUTside
• reSOURCe
• usING

Sinngemäss übersetzt bedeutet das die Auslagerung von Aufgaben, Teilsegmenten oder vollständigen Geschäftsprozessen an ein Drittunternehmen. Die Einzelheiten werden vertraglich festgelegt und das Outsourcing Unternehmen bekommt für seine Tätigkeit eine Vergütung.

wann ist outsourcing sinnvoll?

Die Entscheidung zum Outsourcing geht eine strategische Geschäftsüberlegung des Managements voraus. Das kann eine Umstrukturierung von Teilen des Unternehmens, eine Restrukturierung oder eine Konzentration auf Kernkompetenzen sein. Gleichzeitig kann die Verlagerung von Dienstleistungen an ein Outsourcing Unternehmen hilfreich sein, wenn ein Betrieb rasant wächst. Weitere Gründe für Outsourcing sind zum Beispiel:

• Einkauf von zusätzlichem Knowhow
• Mangel an qualifizierten Mitarbeitenden
• Verbesserung der Betriebsleistung
• Einsatz frei werdender Mitarbeitenden für hochwertigere Aufgaben
• Umwandlung von Fixkosten in variable Kosten
• Reduzierung der Betriebskosten bei saisonalen Arbeiten

Ein Vorteil der Outsourcing Unternehmen gegenüber dem eigenen Betrieb ist die Konzentration auf Prozesse und Dienstleistungen, die dort für viele Kunden gleichgeschaltet sind.

wo liegen die vor- und nachteile beim outsourcing?

Vorteile:

• Effizientere Kostenstruktur als bei Leistungserbringung im Hause
• Zeitersparnis, da beim Outsourcing Unternehmen keine Einarbeitungszeit notwendig ist und auftretende Fragen gezielt beantwortet werden können
• Qualitätsverbesserung je nach ausgelagerter Aufgabe aufgrund besserem Knowhow beim Dienstleister
• Einsparung von Arbeitskosten durch Spezialisierung
• Massnahme zur Senkung der Gesamtkosten in der Restrukturierung
• Wegfall von Arbeitsschritten ausserhalb der Kernkompetenz
• Einsparung von Investitionen in die outgesourcten Bereiche (beispielsweise von Hardware, Software, Support)

Nachteile:

• Abhängigkeit vom Outsourcing Unternehmen
• Verlust von Knowhow im eigenen Betrieb, je nach ausgelagerter Aufgabe

die formen und varianten des outsourcings

Je nach Beschluss des Managements für den betroffenen Geschäftsbereich unterscheidet man beim Outsourcing zwischen unterschiedlichen Formen der Auslagerung:

• Unternehmensinternes Outsourcing
• Business Process Outsourcing
• Knowledge Process Outsourcing
• Selective Outsourcing
• Out Servicing
• Online Outsourcing

unternehmensinternes outsourcing

Verlagerung von Prozessen und Funktionen innerhalb eines Betriebes oder Konzerns. Konzentration von Knowhow durch Outsourcing meist in einer rechtlich eigenständigen Einheit, die unter dem Einfluss des Konzerns bleibt.

business process outsourcing

Auslagerung kompletter Geschäftsprozesse wie beispielsweise Call Center an ein Outsourcing Unternehmen.

knowledge process outsourcing

Ein Beispiel hierfür ist die Auslagerung komplexer Tätigkeiten, die hohe Spezialkenntnisse erfordern, wie in der Logistik oder der Forschung.

selective outsourcing

Fremdvergabe eines Teilbereiches mit mehreren einzelnen Aufgaben, jedoch nicht Outsourcing des gesamten Arbeitsablaufes. Es ist eine Mischform zwischen Outtaking und Business Process Outsourcing.

out servicing

Verlagerung des Kundendienstes eines Betriebes an das beauftragte Outsourcing Unternehmen.

online outsourcing

Beim Online Outsourcing erbringt der beauftragte Dienstleister seine Leistung über das Internet, beispielsweise beim Marketing oder der IT.

ein mögliches vorgehensmodell für das outsourcing

Für jeden Betrieb gibt es selbstverständlich eine individuelle Lösung. Gleichzeitig haben sich erprobte Vorgehensweisen zu einem Best Practices Modell herauskristallisiert. Doch wie könnte so eine Lösung zum Beispiel in der Praxis aussehen?

Das Management bestimmt ein Team, dessen erste Aufgabe es ist, die Ausgangsbasis zu analysieren. Im zweiten Schritt erfolgt eine Machbarkeitsstudie zur Potenzialeinschätzung. In der Kick-off-Veranstaltung werden Beteiligte informiert und entsprechende Lösungsansätze erarbeitet. Wenn die bestmögliche Lösung gefunden ist, erteilt das Management den Startschuss.

wie erfolgt beispielsweise die abgabe an das outsourcing unternehmen?

Aus dem vorgenannten Beispiel entwickelt sich diese «To-Do-Liste» für die Auslagerung:

• Erstellung einer Kostenplanung
• Ausschreibung des Projektes
• Bewertung der eingegangenen Angebote externer Dienstleistern
• Auswahl des geeigneten Outsourcing Unternehmens
• Finale Abstimmung des Pflichten- und Lastenheftes
• Beginn der Auslagerung
• Qualitäts- und Kostenkontrolle nach Abschluss der Massnahme

Bei der Auswahl des externen Dienstleisters liegt der Fokus auf der Qualität bei der Kundenbetreuung und der Fähigkeit, sich nahtlos in die Bedürfnisse des Auftraggebers einzuarbeiten.

worauf sollte man in jedem fall achten?

• Definieren Sie klare Ziele an den Service Partner
• Leistungen sind eindeutig zu bestimmen
• Auswahl eines Dienstleisters, der die Anforderungen erfüllt
• Klare Vertragsgestaltung – mit ausreichender Flexibilität für den eigenen Betrieb

welche fehler sollten vermieden werden?

Die entscheidende Phase ist die Umsetzung der Auslagerung. Hier sollten die Verträge eindeutige Vorgaben und Ziele enthalten, an denen sich beide Partner orientieren.

Unklare Vertragsabsprachen führen zu Verwirrung und Mehraufwand.

Während der Übergangsphase sind Fristen zu vereinbaren. Das gilt insbesondere für die Laufzeit des Vertrages. Entscheidend ist der Schutz von Knowhow und Kundendaten des eigenen Betriebes. Es ist zu bedenken, dass ein Outsourcing Unternehmen eventuell auch für die Konkurrenz tätig ist. Hier sollten Betriebsgeheimnisse geschützt werden.

beispiele für das auslagern von geschäftsbereichen an outsourcing unternehmen

In diesen Teilen des eigenen Betriebs kann Outsourcing sinnvoll sein:

• Aussendienst
• Buchhaltung
• Call Center
• Catering
• Fuhrpark
• IT Organisation
• Kundenbetreuung
• Logistik
• Marketing
• Produktion

Da sich das Unternehmen durch Outsourcing in eine gewisse Abhängigkeit von externen Dienstleistern begibt, sollten Kernkompetenzen und Schlüsseltechnologien immer im eigenen Betrieb verbleiben.

wirtschaftliche bedeutung des outsourcings

Mit der Verlagerung von Geschäftsprozessen an ein Outsourcing Unternehmen besteht die Option, die Marktposition zu verbessern. Schlanke Strukturen im eigenen Betrieb sorgen für mehr Schlagkraft im Kerngeschäft. Im Vordergrund jeder Outsourcing-Lösung steht die Wirtschaftlichkeitsberechnung des gesamten Projektes. Dabei kommt dem permanenten Abgleich zwischen Einsparpotenzial und den tatsächlichen Aufwendungen während der Laufzeit der Ausgliederung grösste Bedeutung zu.

welche möglichkeiten bietet outsourcing zum beispiel im IT markt?

Allein in diesem Marktsegment beläuft sich das jährliche Volumen für Auslagerungen auf eine Summe von 8,6 bis 10,8 Milliarden Schweizer Franken.

In den Jahren von 2002 bis 2008 entwickelte sich ein jährliches Wachstum im Outsourcing Markt von 10 bis 12 Prozent. Daran lässt sich die Bedeutung des Outsourcings von IT Einheiten als wichtiger Teil der Globalisierung von Unternehmenseinheiten erkennen.

welche tendenzen sind für verlagerungen an outsourcing unternehmen erkennbar?

Der Höhepunkt beim Outsourcing ist im Rahmen der fortschreitenden Globalisierung sicher noch nicht erreicht. Gleichzeitig ist in einigen Bereichen eine Rückverlagerung von ausgegliederten Aktivitäten erkennbar. Das ist vor allem dann der Fall, wenn sich herausstellt, dass der Effekt von reduzierten Kosten nur kurzfristig gegriffen hat. Langfristig betrachtet kann es sinnvoll sein, durch eigene Investitionen und dem Aufbau von Knowhow im Endeffekt sogar mit einer eigenen Lösung günstiger zu fahren.

fazit

Der Begriff Outsourcing steht für die Verlagerung von Arbeitsprozessen bis hin zu ganzen Unternehmensbereichen an einen externen Dienstleister. Dabei ermittelt ein Expertenteam im eigenen Unternehmen, welche Arbeiten ein Outsourcing Unternehmen kostengünstiger und effizienter verrichten kann. Entscheidend ist eine laufende Kontrolle der Effektivität der Auslagerung während der Laufzeit des Servicevertrages. Sehr gut eignen sich Bereiche wie Call Center, Kundenbetreuung und Marketing für eine Auslagerung. Ein leistungsstarker und vertrauenswürdiger Partner wie beispielsweise JK Development ist in diesen Bereichen eine hervorragende Wahl.