B2B Datenabgleich – einfach und effizient

bedeutung eines datenabgleichs im b2b

Im Zeitalter digitaler Technologien verfügen die meisten Unternehmen über eine zentrale Datenbank für die Erfassung von Datensätzen. Jedoch besitzen viele Mitarbeitende externe Geräte wie beispielsweise Laptop oder Smartphone, die nicht immer mit dem Zentralrechner direkt verbunden sind. In manchen Büros existieren manuell geführte Karteikarten, auf denen wichtige Kundeninformationen festgehalten werden.

Die persönlich gesammelten Kundendaten werden dann von den Mitarbeitenden oft wie ein wertvolles Gut gehortet. So entstehen in vielen Fällen „Schattendatenbanken“ auf persönlichen Rechnern, die für den Rest des Betriebes nicht erkennbar sind. Aus Sicht des Unternehmens ist das ein grosses Problem. Eventuell verfügt einer der Mitarbeitenden über persönlich gespeicherte Kundendaten, die an einer anderen Stelle für einen Verkaufserfolg genutzt werden könnten. Hier ist ein Systemwechsel mit gleichzeitigem Datenabgleich aus Sicht des Unternehmers dringend erforderlich.

Die Lösung des Problems ist eine einheitliche Struktur im Betrieb, wie mit der:

• Erfassung von Daten
• Änderung von Datensätzen
• Löschung von Kundeninformationen
• Bereinigung von Daten
• Anreicherung von Adressen
• Hinzufügung von externen Daten
• Verwendung von gespeicherten Daten

einheitlich verfahren werden soll. Es müssen Verantwortlichkeiten festgelegt werden, damit nicht jeder im Betrieb Daten nach eigenen Wünschen erfassen, verändern oder löschen kann. Zusätzlich sind alle bisher extern gespeicherten Datensätze vor Übernahme in den firmeneigenen Zentralrechner einem Datenabgleich zu unterziehen.

ein berg an daten – und der effiziente umgang damit

Jeden Tag fallen unzählige Daten aus Kundengesprächen, Telefonaten, Besuchen und Meetings an. Jeder Mitarbeitende hat seine eigene Vorgehensweise in Bezug auf das Erfassen und Verarbeiten der gesammelten Informationen. Oft geschieht es, dass wichtige Datensätze schnell auf einem Notizzettel oder im Smartphone festgehalten werden. Und so eine wichtige Telefonnotiz landet dann schnell „aus Versehen“ im Papierkorb.

Eine strukturierte Vorgehensweise des Datenabgleichs ist die Grundlage, damit alle wichtigen Kundendaten effizient im Betrieb bereitgestellt werden können. Dazu gehört eine zentrale Datenbank, die allen Mitarbeitenden zur Verfügung steht.

Das Ziel sind aktuelle und hochwertig verarbeitete Datensätze von ausgezeichneter Qualität. Um dies zu erreichen, sollten folgende Faktoren beachtet werden:

• Eine für das Problem adäquate Vorgehensweise für den Datenabgleich
• Beantwortung der Frage ob interne oder externe Verarbeitung
• Ausbau der B2B Kontaktdatenbank

Für den effizienten Umgang mit der täglichen Flut an Daten ist konsequentes Handeln unerlässlich. Dem B2B Datenabgleich kommt in diesem Zusammenhang eine entscheidende Bedeutung zu.

die herausforderungen für einen datenabgleich im b2b

Der erste Schritt zu einer gut organisierten und zentralen Datenbank ist die Bestandsaufnahme der aktuellen Situation. Im Rahmen einer Befragung aller Mitarbeitenden gilt es festzustellen, welche zusätzlichen Archive mit Datensätzen es ausserhalb der zentralen Datenbank gibt. Die Mitarbeitenden der einzelnen Abteilungen sind anzuweisen, keine Datensätze ausserhalb der zentralen Datenbank zu führen. Die Verantwortlichkeit für die Erfassung, Änderung und Löschung von Firmendaten sollte klar geregelt und bei einzelnen Mitarbeitenden im Betrieb hinterlegt sein. Damit wird gewährleistet, dass nicht jeder Mitarbeitende Unternehmensdaten eigenmächtig verändern kann.

Der zweite Schritt ist der Datenabgleich aller bereits bestehenden und neu zu erfassenden Unternehmensdaten. Besonders wenn mehrere Datenbestände zusammengefasst werden, ist es wichtig, folgende Probleme zu vermeiden:

• Unvollständige Daten
• Unsaubere Daten
• Unklare Datenstrukturen
• Dubletten
• Überflüssige Datensätze

Ein erfolgreicher Datenabgleich sollte im Rahmen eines strukturierten Prozesses vorgenommen werden. Die Auslagerung dieser wichtigen Tätigkeit an ein externes Partnerunternehmen ist ein vielversprechender Ansatz. Ein professioneller Dienstleister verfügt über hilfreiche Tools zum Datenabgleich und kann sich in Vollzeit um diese Arbeiten kümmern. Gleichzeitig entlastet er die Mitarbeitenden in ihren internen Abteilungen.

vorgehensweise – wie packt man das problem am besten an?

Sobald alle internen Datensätze zusammengetragen wurden, folgt der Datenabgleich. Dazu ist es erforderlich, eine Eingabemaske zu erstellen, welche für alle wichtigen Kundendaten gültig ist. Mit dieser Massnahme können auch Pflichtfelder vorgegeben werde, welche immer ausgefüllt werden müssen. Alle überflüssigen Daten sollten danach gelöscht oder im Hintergrund gespeichert werden, damit die Übersicht in der zentralen Datenbank gewahrt bleibt.

Eine erfolgreich strukturierte Datenbank sollte nach Abschluss des Datenabgleichs diese Merkmale aufweisen:

• Vollständig
• Korrekt
• Einheitlich
• Aktuell
• Zuverlässig
• Verständlich
• Genau
• Konsistent
• Eindeutig
• Relevant
• Redundanzfrei

Das Ziel der Aktion ist eine zentrale Datenbank, die von einem einzigen Knotenpunkt aus gepflegt wird. Das erspart Zeitaufwand und sorgt für eine hohe Qualität der Datensätze mit einer möglichst geringen Fehlerquote. Von dieser zentralen Einheit aus können über entsprechende Tools in kürzester Zeit erfolgreiche Marketing Kampagnen gestartet werden.

Optional bietet sich auch die Möglichkeit, den Datenabgleich durch einen externen Partner durchführen zu lassen.

interne oder externe verarbeitung?

Den Datenabgleich für die zentrale Datenbank können von den Mitarbeitenden im Marketing vorgenommen oder an einen externen Dienstleister vergeben werden.

interne verarbeitung der datensätze

Pro:

• Kein zusätzlicher finanzieller Aufwand
• Mitarbeitende erwerben zusätzliches Know How in diesem Bereich

Contra:

• Mitarbeitende müssen zusätzliche Arbeiten übernehmen
• Längerer Zeitraum bis zum Abschluss der Aktion, wenn neben dem Tagesgeschäft gearbeitet wird
• Wissen für die Durchführung muss angeeignet oder eingekauft werden
• Software oder Tools für Datenbereinigung müssen angeschafft werden
• Updates müssen manuell in weiteren Aktionen durchgeführt werden

externe verarbeitung der datensätze durch einen dienstleister

Pro:

• Entlastung der Mitarbeitenden
• Keine Anschaffung von speziellen Tools nötig
• Zeitersparnis bis zum Abschluss
• Expertenwissen im Bereich Datenmanagement
• Weitere Anreicherung der Daten auf Wunsch möglich
• Regelmässige Updates bezüglich Aktualität

Contra:

• Einmaliger finanzieller Aufwand

b2b kontaktdatenbank ausbauen

Eine aktuelle und bereinigte zentrale Datenbank ist eine gute Basis für erfolgreiche Aktivitäten im Marketing. Damit eine noch gezieltere Ansprache des B2B Wunschkunden erfolgen kann, ist die Ergänzung der vorhandenen Datensätze sinnvoll. In Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister erhalten Sie zusätzliche bedeutsame Informationen zu Ihren Zielkunden wie beispielsweise:

• Bedürfnisse und Problemstellungen, die bei der Zielgruppe bestehen könnten
• Entscheidungsträger und Ansprechpartner auf Produktebene
• Zusätzliche Informationen aus externen Datenquellen
• Attribute, die über Analysetools aufgespürt werden

Jede zusätzlich gewonnene Information kann bei zukünftigen Kampagnen im Marketing im besten Fall genau der Schlüssel zum Erfolg und entsprechendem Wachstum werden.

fazit

Moderne Unternehmen im B2B Bereich sammeln an jedem Tag eine Fülle von Kundendaten. Oft werden dabei relevante Informationen in der Hektik des Alltags dezentral von Hand notiert oder in externen Medien gespeichert. Weil jede Information zu einem späteren Zeitpunkt entscheidend für ein Verkaufsgespräch werden kann, ist die Erfassung aller Datensätze in einer zentralen Datenbank unerlässlich. Vorher sollte in einem Datenabgleich dafür gesorgt werden, dass nur korrekte und aktuelle Daten gespeichert werden. Ein externer Partner kann den erforderlichen Datenabgleich für Sie vornehmen. Ihre Datenbank beinhaltet dann hochwertige Datensätze und kann auf Wunsch zusätzlich mit wichtigen Informationen über Ihre Zielkunden angereichert werden.